화이트정보통신㈜

10여년 동안 HR사업을 중심으로 많은 성공한 프로젝트의 경험을 바탕으로 e-HR시스템이 성공적으로 구축되기 위해 고려해야 할 사항들을 간략히 소개해 보고자 한다. 여기에서는 e-HR시스템 패키지 도입을 전제로 정리하였음을 밝혀둔다.

e-HR 시스템 도입은 기존의 경영정보시스템을 구축하는 방법과 비슷한 경로인 분석(Analysis- 설계(Design)-구축(Construction)-구현(Implementation) 등 4단계의 과정을 거쳐 구축된다. e-HR 시스템도 이와 비슷하지만 각 단계에서 수행해야 할 일에 차이를 보이고 있다.

e-HR 시스템에서는 e-HR 시스템이 지향해야 될 방향 및 목표로 정하고 시스템을 구축하기 때문에 e-HR 시스템에서 구현된 업무프로세스에 맞추어 현행 업무와 조직을 바꿔야 한다. 따라서 e-HR 시스템 구축은 시작되면서부터 끝날 때까지 내부에서의 저항에 부딪치고 이를 극복해 나가야 하는 과정이 있으며, 이로 인해 전문적인 컨설팅을 요구하게 된다. 조직이 크면 클수록 경영진부터 말단 사원에 이르기까지 변화에 대한 관리(Change Management)를 잘 해야 성공하는 e-HR 시스템을 구축할 수 있게 되며, 시스템 구축은 자체개발, 패키지 도입 등 다양한 방법들이 있으나, 주로 패키지를 도입하는 추세이기에 조직과 업무의 특성에 맞는 패키지를 선정하여 도입하는 절차가 추가로 요구된다.

이를 위하여 e-HR 시스템 구축의 단계별 주요 방법에 관한 요인들을 도출할 수 있으며, 이를 도입 전, 구축 시, 구축 후로 구분해 볼 수 있다.

1. e-HR 시스템 도입 전


최적의 e-HR 시스템을 구축하기 위해서 도입의 전 단계에서부터 체계적인 접근이 필요하다. 먼저 e-HR 시스템 도입 전 단계에서는 e-HR 시스템 적용 및 수용여건을 고려하고 활용수준을 결정하는 단계로서 기업의 e-HR 시스템 도입 시 내부의 디지털화 정도와 규모, 어느 정도의 수준에서 이를 운영할 것인가를 먼저 결정하는 것이 선결과제라고 할 수 있다.

하지만 무엇보다도 e-HR 시스템을 도입하려는 동기나 목적을 명확히 할 필요가 있다. 이는 앞으로 진행할 프로젝트의 전반적인 방향을 결정하는 중요한 요소이며 프로젝트 완료 후에도 의도한 방향대로 수행되었는지를 평가할 수 있는 잣대가 될 수 있기 때문에 반드시 e-HR 시스템 도입 이전에 동기와 목적을 명확히 설정하는 것이 필요하다. 또한 현 조직 및 프로세스의 현황과 문제점을 파악하고 바람직한 방향으로의 개선사항을 도출한 다음 이러한 개선방향에 맞는 e-HR 시스템 패키지를 선정하는 것이 매우 중요하다.

가. 도입 전략 수립
도입 전략 수립 단계에서는 조직의 경영전략 및 비전을 바탕으로 정보화 전략을 수립하는 단계로서, 도출된 정보화 전략을 e-HR 시스템 도입 프로젝트의 목적과 연관시킨다.
① 조직의 경영전략을 지원하고 내, 외부 환경변화에 적절히 대처할 수 있는 정보화 전략이 수립되어야 한다.
② 기업의 정보화 전략은 경영층과의 협의를 통해 검증되고 확인되어야 한다.

나. 업무 및 정보시스템 현황 분석
조직의 현 업무 프로세스 및 정보시스템 현황을 분석하여 문제점 및 개선 요구사항을 도출하는 단계이다.
① 조직의 업무 영역별 프로세스가 파악되고 문제점 및 개선 요구사항이 도출되어야 한다.
② 현 업무 프로세스를 지원하는 응용시스템, 데이터베이스, 정보기술, 정보관리조직 등이 파악되고 문제점과 개선요구사항이 도출되어야 한다.

다. 업무 프로세스 비전 설정
e-HR 시스템 선정을 위한 예비단계로써 e-HR 시스템 패키지 평가와 선정과 관련하여 현 기업의 방향을 제안하는 단계이다.
① 조직의 경영전략에 대한 검토와 조직, 응용시스템, 데이터, 정보기술 측면에서의 제약사항이 도출되어야 한다.
② 조직의 요구사항과 기대효과가 파악됨으로써 업무 프로세스 재설계에 대한 관점과 방향이 파악되어야 한다.
③ 벤치마킹을 통해 성공요소가 파악되고 비전 수립에 반영되어야 한다.
④ 미래 업무 프로세스 비전에는 현 업무구조와 조직의 전략, 요구사항 및 제약사항이 반영되어야 한다.

라. 패키지 선정 및 계약
e-HR 시스템 선정을 위해 평가기준과 방법을 수립하고 제안요청서를 작성하여 패키지를 선정하고 계약하는 단계이다. e-HR 시스템 패키지 선정을 위한 평가방법과 기준이 명확히 설정되어야 한다.
① e-HR 시스템 패키지는 정해진 평가방법과 기준에 따라 선정되어야 한다.
② 패키지 업체 및 컨설팅 업체와의 계약서에는 효율적인 프로젝트 추진을 위해 상호 지켜야 할 내용이 명확히 기술되어야 한다.

[참고1] e-HR 시스템 패키지 선정시 포함되는 평가기준 (Gartner Group 선정기준)
 - 업무지원을 위한 다양한 기능의 제공여부 및 동종 업종에 대한 경험
 - e-HR 시스템 제품에 대한 장기적인 비전 및 시장에서의 위상
 - e-HR 시스템 제공회사의 재정 안정성, 연구개발 투자비율, 다른 업체와의 파트너쉽
 - 최신 기술 도입을 통한 제품 업그레이드 및 개발도구의 편리성
 - 교육/훈련 및 유지보수 서비스 제공의 체계화

[참고2] e-HR 시스템 선정 기준의 예

평가 항목	평가 기준	비율
벤더평가	회사평가, s/w 투자금액, 고객 현황, BPR 능력	10
제품 기술적 특성 평가	시스템 운영, 기술적 항목, 패키지 기능, 패키지 지원기능, 국제화, 외부시스템과 인터페이스, 보안체계, 패키지 구성	20
제품 기능적 특성 평가	기획, 회계, 원가, 자재,영업, 생산, 구매/외주, 품질, 개발/설계	40
투자비용 및 기간	시스템 구현, 투자비용, 투자효과	20
서비스/유지보수	유지보수의 용이성, 유지보수 비용, 제공 서비스, 패키지, 사용자 그룹	10

2. e-HR 시스템 구축 시

e-HR 시스템 구축 시 운영 단계에서의 성공요인은 프로젝트 관리와, 조직문화/구성원의 개인적인 특성으로 나누어 살펴볼 수 있다.

1) 프로젝트 관리
e-HR 시스템을 구축하기 위해서는 기업의 모든 역량을 동원해야 하며, 도입과정에서 나타나는 많은 변화를 수용하고 적절히 대처하기 위해서는 프로젝트의 관리가 중요하다.

가. 프로젝트 조직 구성 및 필요한 자원 배정
적절한 프로젝트 조직 구성은 e-HR 시스템 프로젝트 핵심 성공요소 중의 하나이다. 다양한 전문 분야의 인력이 배정되어야 하고, 신속한 의사결정과 필요한 자원배정의 권한을 갖는 경영층이 참여하여야 한다.
① 프로젝트를 성공적으로 수행하는데 필요한 인력과 관련 장비와 소프트웨어가 프로젝트 팀에 배정되며, 프로젝트에 시기 적절하게 투입되어야 한다.
② 프로젝트 팀에 최고경영층이 참여함으로써 자원배정과 신속한 의사결정을 가능하여야 한다.

나. 프로젝트 팀 및 사용자 교육
e-HR 시스템 도입 프로젝트에서의 교육은 특히 중요하게 다루어야 하는 부분이다. 사용자에 대한 정보와 교육의 결여는 시스템에 대한 무지와 불확실성으로 인해 사용자로 하여금 시스템 저항을 불러올 수 있으므로 이는 시스템 성공에 필수적인 요소로 볼 수 있다.
따라서 e-HR 시스템의 성공적인 운영을 위해서는 개념이나 패키지의 기능에 관한 교육 및 시스템 도입의 목적, 도입후의 변화 등에 대한 내용의 교육과 운영을 고려한 직원들의 기술 전수교육에 중점을 두어야 한다.
① 프로젝트 전반의 교육계획이 수립되고 적절히 시행됨으로써 프로젝트가 원활히 추진되도록 한다.
② 교육 대상자별로 차별성 있는 교육을 시행함으로써 교육의 효과를 극대화하여야 한다.
③ 프로젝트 단계별로 적절한 시기에 적절한 내용의 교육이 이루어짐으로써 교육의 효과를 극대화한다.

다. 위험/변화 관리
e-HR 시스템 도입 프로젝트뿐 만 아니라 대부분의 정보시스템 개발 프로젝트에는 많은 도전에 직면한다. 가장 큰 도전 중 하나는 기업전체를 변화에 대해 준비하게 하는 것이다. e-HR 시스템 프로젝트는 조직구조와 업무프로세스를 변화시켜야 하기 때문에 그 변화의 심도와 속도가 매우 빠르게 진행되어야 하고 통합적으로 변화되어야 함을 요구하게 된다.
① 조직 내에서 프로젝트 추진 중에 발생할 수 있는 위험이 파악- 핵심 인력의 퇴사, 인력의 부족, 관련 지식과 교육의 부족, 불만족스러운 외부 컨설팅, 일정의 지연, e-HR 시스템 패키지의 기능 부족, 예산의 초과 지출, 내부 분쟁, 하드웨어 고장, 소프트웨어 고장, 정보의 부족 등-되고 정의됨으로써, 위험의 발생을 사전에 방지하고 실제로 위험 발생할 경우에도 적절히 대처할 수 있도록 하여야 한다.
② 변화관리 전략을 수립/시행함으로써 e-HR 시스템 프로젝트 추진 시에 기업이나 직원들에게 있을 수 있는 충격을 예방할 수 있도록 하여야 한다.

2) 조직문화 및 개인의 특성
정보시스템 이용자들의 시스템에 대한 인식이나 태도는 정보시스템의 성과에 영향을 미친다. Cerullo(1980)의 연구에서 정보시스템의 전문가들은 정보시스템의 가장 중요한 성공요인으로 태도요인을 들고 있으며, Robey(1979)는 전산 정보 시스템 설계자들은 사용자가 호의적인 태도를 견지하도록 많은 신경을 써야 한다고 주장하고 있다. Lucas(1975) 는 사용자의 태도와 정보시스템의 활용도 간의 관련성의 정도를 측정하였는데 연구결과 상관관계가 있음을 나타내었고, 또한 시스템의 질, 이용자의 반응 및 시스템 활용도 요인간의 관련성을 분석하기 위한 또 다른 연구에서 그는 시스템에 대한 사용자의 태도는 시스템 활용도와 상관관계가 있음을 밝혔다. Tait & Vessey(1988) 는 사용자의 태도와 시스템 성공간의 관련성을 검정하기 위한 연구에서 이들 두 변인들 간에는 유의한 상관관계가 있음을 발견하였다. Rivard & Huff(1988) 는 정보시스템에 대한 이용자의 태도가 호의적일수록 전반적 이용자의 만족도는 높을 것이라는 연구가설을 설정하여 실증연구를 한 결과 유의적인 관련성이 있음을 발견하였다.

즉, e-HR 시스템 도입 초기부터 시스템 활용차원에서 경영진 및 현장관리자가 솔선수범을 한다든지 종업원의 피드백이나 개선요구사항을 적극적으로 반영함으로써 시스템이 제대로 활용되고 종업원에게 도움이 된다는 인상을 부각시키는 방안이 필요하다.

3. e-HR 시스템 구축 후

프로그램의 확충 및 보안과정 등 사후관리에도 각 부문별, 계층별 의사를 반영할 수 있도록 지속적인 활용이 이루어지는 것뿐만 아니라, 시스템 자체보다는 컨텐츠나 운영노하우도 중시하여야 한다. 이는 시스템과 같은 기술적인 부분은 벤치마킹을 통해 용이하게 구축 할 수 있지만, 컨텐츠의 내용이나 활용여부는 기업내부의 역량과 의지에 따라 달라진다는 것에 주목할 수 있다.

가. 유지보수 방안이 수립
① 선진기업들은 e-HR 시스템의 활용도를 높이기 위해 실행 초기 별도의 이벤트를 마련하는 등 e-HR 시스템의 조직 정착을 위한 구체적인 실행/홍보방안을 마련하고 있다.
② 실행초기부터 시스템 활용차원에서 경영진 및 현장관리자가 솔선수범을 한다든지 종업원의 피드백이나 개선요구사항을 적극적으로 반영함으로써 시스템이 제대로 활용되고 종업원에게 도움이 된다는 인상을 부각시키는 방안이 필요하다.
③ 또한 지속적인 교육을 통해 e-HR 시스템이 제대로 정착, 활용될 수 있는 노력이 필요하다.
④ 프로젝트 참여인력 유지를 위한 인센티브제도 실시 및 e-HR 시스템 활용과 연계된 조직원 보상체계 구축이 시스템을 유지하는데 성공요인 될 수 있다.

나. 기업과 개인정보의 보안문제
① e-HR 시스템 도입이 기업의 내부정보를 유출하고 개인정보의 프라이버시를 보장하기 어렵다는 점에서 보안상의 문제점을 내포하고 있는 것은 사실이나, 선진기업들은 대부분 보안시스템의 철저한 관리 못지않게 보안에 관련된 조직구성원들의 마인드교육을 실시하고 있으며, 특히, 잘못된 업무관행의 문제점을 지적하고 개선책을 제시하는 등 계몽활동을 펼치고 있다.
② 시스템의 안정성과, 보안대책 등도 필요하지만, 무엇보다도 e-HR 시스템 프로젝트참여 인력 유지를 위한 인센티브제도의 실시와 시스템 운영 모니터링 및 사후 성과평가의 실시, 경영혁신활동의 조직 내 정착노력, e-HR 시스템 활용과 연계된 조직원 보상체계구축이 성공요인이라 할 수 있을 것이다.

특히 도입 전, 도입 시, 도입 후의 단계에서 최고경영자의 지원 정도, 전사적 홍보노력, e-HR 시스템 필요성에 대한 공감대 형성을 위한 조직구성원에 대한 교육의 3가지 요인은 3단계 모두에 포함되어 e-HR 시스템의 성과에 긍정적인 영향을 미치는 주요한 요인으로 평가된다.